Wiele osób ma problem z efektywnym zarządzaniem czasem. Piętrzące się zadania, rosnąca presja i coraz większa niepewność związana z tym, czy uda się wykonać wszystko w terminie powodują, że stajemy się coraz bardziej zestresowani. Nawet jeśli pracujemy solidnie, lista rzeczy do zrobienia nie skraca się, wręcz przeciwnie, nierzadko odnosimy wrażenie, że ulega wydłużeniu. Okazuje się, że upływ czasu jest powodowany zbytnim skupianiem się na szczegółach, albo próbami robienia kilku rzeczy na raz.

Na łamach Business Insidera opublikowano artykuł, w którym młody przedsiębiorca Étienne Garbugli dzieli się swoimi doświadczeniami w zakresie zarządzania czasem. Jak sam przyznaje, potrzebował kilku lat, aby dojść do wniosków co zmienić, by wykonywać swoją pracę na czas. Oto 1 część rad, których udzielił młodym ludziom.

Zawsze jest czas. Czas to kwestia ustalania priorytetów
Étienne przekonuje, że tak naprawdę czas na wykonanie różnych zadań nie kończy się. Jeśli nie zrobiliśmy czegoś w terminie oznacza to, że nie uważaliśmy tej rzeczy za priorytetową.

Dni zawsze upływają szybciej, niż zakładasz
Zaplanuj bufor czasowy, którego z pewnością będziesz potrzebować. Harmonogram na dzień pracy powinien obejmować zadania, których wykonanie zajmuje ok. 4 do 5 godzin. Nadwyżka czasowa przyda się, gdy nastąpi opóźnienie w przekazaniu jakichś danych lub wpadnie nam dodatkowy raport do przygotowania.

Pracuj więcej, kiedy jesteś w dobrej formie
Każdy z nas ma dni, w których może przenosić góry. W pracy czy w szkole możemy wtedy wyrobić tzw. 300% normy. Należy wykorzystać zwiększoną wydajność i postarać się zrobić w tym czasie jak najwięcej. Z kolei zniżka formy sprawi, że możemy przez kilka godzin zajmować się problemem, który normalnie rozwiązujemy w godzinę. Jeśli dopadnie nas zmęczenie, konieczny jest relaks by odzyskać energię, zapał i możliwość skupienia się.

Przestań robić wiele rzeczy jednocześnie – to zabija Twoją koncentrację
Według badań naukowych nasz mózg zużywa dużo energii na konieczność wdrożenia się w każde kolejne zadanie, które realizujemy. Jeśli skaczemy między różnymi projektami, częste zmiany tematów powodują wyczerpywanie się pokładów energii potrzebnych do właściwiej pracy umysłowej.

Nasza produktywność i koncentracja rosną, gdy obowiązują nas limity czasowe
Każdy z nas zauważył zapewne, że większa ilość czasu na poszczególne zadania nie sprawia, iż wykonujemy je szybciej. Wręcz przeciwnie, zajmują nam one relatywnie więcej czasu. Z tego powodu dobrze jest ustalać krótsze terminy na załatwienie różnych spraw.

Najlepszym sposobem na wykonanie pracy jest zajęcie się nią
Zacznij od łatwiejszych i mniej czasochłonnych zadań. Długa lista rzeczy do zrobienia, którą widzimy rano może wyglądać przerażająco. Jeśli jednak na początek skupimy się na kilku prostych sprawach (np. odpowiedziach na ważne e-maile), łatwiej wejdziemy w dzień i nie zniechęcimy się do wykonywania trudniejszych zadań.

Pracuj tak, aby było widać efekty. Oczekiwanie, żeby zrobisz wszystko idealnie bywa spowalniające
Jak powiedział generał George Patton: „Dobry plan wykonany teraz jest lepszy, niż doskonały plan zrealizowany w przyszłym tygodniu”.

Więcej godzin pracy nie oznacza większej produktywności
Nie oszukuj się, że samo siedzenie przy biurku sprawi, że praca w cudowny sposób wykona się. Postaraj się zamknąć wszystkie możliwe zadania w normalnych godzinach pracy, a nie siedząc w biurze po nocach.

Oddziel zadania wymagające myślenia od wykonywanych mechanicznie – to zwiększy efektywność ich wykonywania
Rozpoczynaj realizację od burzy mózgów. Wygenerowanie pomysłów na początku sprawi, że nie będziesz tracić czasu na refleksję nad nimi w trakcie postępu prac. To spowalnia wykonywanie zadań.

Planuj ważne spotkania na początku dnia
W oczekiwaniu na spotkanie często marnotrawimy czas. Może to wynikać z nieustannego poprawiania materiałów, które na nie przygotowaliśmy, albo zdenerwowania związanego z jego przebiegiem. Najlepiej więc planować ważne spotkania w godzinach porannych, by nie tracić czasu (i nerwów) na oczekiwanie na nie.

Ciąg dalszy rad Garbugliego już niebawem.