1. Nie uwzględnianie tytułu maila w odpowiedzi
Zastanów się nad tym jak wiele maili odbierasz każdego dnia. Gdy mailujesz z wieloma osobami nie trudno jest zapomnieć na jakim etapie dana konwersacja stanęła. W związku z tym dobrze jest gdy można w łatwy sposób przejrzeć wcześniejszą korespondencję. Zrób sobie i odbiorcą twoich maili przysługę i nie zapominaj o uwzględnieniu tytułu w odpowiedzi na mail. Co więcej, dzisiejsze klienty poczty mają opcję układania poczty w tzw. konwersacje i bardzo często tytuł maila jest kluczowy do zaliczenia danego maila do konwersacji.
2. Nie używanie firmowego/oficjalnego adresu e-mail
Synchronizacja firmowego konta e-mail z prywatnym, to wygodne rozwiązanie. Aczkolwiek, gdy na takowe się zdecydowałeś pamiętaj o sprawdzeniu z jakiego konta e-mail wysyłasz danego maila. Przypadkowe wysłanie maila z konta gorace_ciacho@gmail.com nie tylko może zaskoczyć odbiorcę maila, ale również może zostać wrzucona do skrzynki ze spamem przez filtr antyspamowy.
3. Nie odpowiadanie wszystkim
Niestety ten błąd jest bardzo łatwy do popełnienia, ze względu na to, że najczęściej korespondencja odbywa się między dwoma osobami i odpowiadając na mail odruchowo klikamy (bądź posługujemy się skrótem klawiszowym) odpowiedzi do nadawcy. W sytuacji, gdy mail adresowany jest do więcej niż jednej osoby i intencją jest np. dyskusja w grupie należy pamiętać, żeby odpowiedź kierować nie tylko do nadawcy, ale i pozostałych adresatów maila.
4. DW całego świata
Jak wyżej pisałem istotnym jest odpowiadanie wszystkim, natomiast zanim wyślesz mail do wiadomości danej osoby, zastanów się czy na pewno jest, to konieczne, a może zaoszczędzisz komuś trochę czasu.
5. Zapominanie o UDW
„Ukryte do wiadomości” jest świetną opcją, gdy chcesz, aby ktoś uczestniczył w konwersacji, ale nie wszyscy muszą o tym wiedzieć. UDW ma również zastosowanie w kontekście prywatności. W sytuacji wysyłania e-maila do szerokiego grona odbiorców nie każdy może sobie życzyć, aby pozostali odbiorcy znali jego/jej adres e-mail.
6. Owijanie w bawełnę
Maile powinny być krótkie i na temat. Jeśli musisz przekazać, coś czego nie da się opisać w kilku krótkich zdaniach, bądź konwersacja odbywa się przez niekończącą wymianę maili – weź telefon i zadzwoń. Zbyt długie maile mogą się skończyć odpowiedzią odbiorcy w stylu „TL;DR” (too long; didn’t read – za długie; nie przeczytałem).
7. Używanie nieformalnego języka
Zawsze pisz językiem formalnym. Upewnij się, że przestrzegasz zasad gramatyki, ortografii oraz pamiętaj, żeby nie używać slangu.
8. Generowanie zbędnej wymiany maili
Gdy piszesz krótkiego maila w celu zaaranżowania spotkania nie zapominaj o uwzględnieniu wszelkich niezbędnych danych już w pierwszym mailu – termin, miejsce, temat, osoby uczestniczące, kontakt itp. W przeciwnym razie proste zadanie zamieni się w niekończącą wymianę maili choć tak naprawdę sprawę można było rozwiązać za pomocą dwóch. Przykładowo, gdy proponujesz spotkanie napisz, kiedy jesteś dostępny.
Zachęcam do dyskusji w komentarzach – jakie jeszcze popełniamy błędy w korespondencji e-mail.
